10 prvih koraka pri preuzimanju novog tima

Preuzimanje novog tima ili promocija kolege u voditelja tima jedan je od ključnih trenutaka vaše karijere – što činiti i kako se postaviti?
Većina voditelja preuzima vođenje timova bez ikakve edukacije ili treninga što za posljedicu ima negativne učinke na produktivnost i motivaciju članova tima te predstavlja veliko opterećenje za novog voditelja. Pored toga, promocija kolege u voditelja tima najteži je korak i svakako traži edukaciju o vještinama upravljanja te mentorstvo i coaching. Za slučaj da se nađete u ovakvoj situaciji bez pomoći savjetujem da se svakako držite ovih 10 prvih koraka da preuzimanje tima prođe što bezbolnije i uz što manji negativni učinak.
- Promovirajte sami sebe
O čemu je riječ? Promocija ili imenovanje su vanjsko priznanje, ali ključno je promociju prihvatiti u sebi i promovirati se iz uloge člana u ulogu voditelja tima. Pogled na posao voditelja tima uvelike se razlikuje od pogleda člana tima. Voditelj tima odgovoran je za vrijeme i učinak svih članova tima te jednako tako i za svoje vrijeme i produktivnost. Najjednostavnija analogija je prelazak igrača na klupu u ulogu trenera ekipe. Ciljevi se od dobre igre na jednom od mjesta u timu mijenjaju te je on sad odgovoran za dobru igru cijelog tima, odnosno, igru na svim pozicijama. Ako ste već imali prilike voditi tim i sada preuzimate li novi, ovaj bi vam korak već trebao biti poznat. - Zatražite od svog nadređenog ciljeve i informacije o potencijalnim problemima
Ovo je zadatak za vašeg pretpostavljenog, ali u žurbi posla može se dogoditi da ga zaboravi. Zato vi nemojte! To je ključna polazna pozicija za definiranje strategije vođenja tima. Ono što vas najviše interesira su informacije o kvalitetama i slabostima tima u cijelosti te pojedinaca. Vaš pretpostavljeni je prava osoba. On je tim već gledao izvana, poznata mu je povijest rada tima te pojedinaca u njemu. Isto tako, od ovog trenutka počinje povijest vašeg vođenja tima i ključno je u cijeli posao uključiti svog nadređenog, jer on će od vas tražiti rezultate i davati ciljeve. Ako ste upravo promovirani u ulogu voditelja, zatražite da preuzme ulogu mentora u vašem razvoju. - Uključite svoje kolege voditelje timova
Jednako kao i vaš nadređeni, oni tim već neko vrijeme gledaju vaš tim izvana te je njihovo iskustvo jednako važno. Posebno obratite pažnju na voditelje timova koji koriste usluge vašeg tima, jer s njima ćete često surađivati. Pitajte ih za mišljenje što je dobro i što je moguće promijeniti da bi suradnja bila bolja te na što je potrebno obratiti veću pažnju. I ne zaboravite, oni će koji puta biti u direktnom sukobu s vašim interesom pa dobar odnos pomaže bržem i bezbolnijem rješavanju eventualnih konflikata. Ako po prvi puta vodite tim, ključno je da ste odradili samopromociju te sada na svoje nove kolege gledate kao sebi ravne! - Prvi sastanak s timom posvetite NJIMA
Prvi sastanak s članovima tima je ključan za uspostavljanje odnosa. Posvetite ga njima, neka vam ispričaju na koje su uspjehe ponosni, kako vide dosadašnje ciljeve te svakako pitajte što nisu imali vremena raditi do sada. Tako ćete postići da se opuste, jer i oni su sada na prekretnici i za njih povijest rada djelomično počinje ispočetka, a vama je ključno postići kontinuitet u radu. Komentirajte slobodno i odnose u timu. Tako ćete brzo dobiti dojam ‘tko je tko’ u timu te kakvi su odnosi među članovima tima, što je vrlo važno za planiranje promjena. Ako ste promovirani baš iz tog tima, ovo je trenutak da im date do znanja da ste preuzeli autoritet – učinite to blago, ali bez kompromisa. - Postavite RAZUMLJIVE ciljeve
Jedna od ključnih postavki u vođenju tima je postavljanje ciljeva koje svaki od članova dobro razumije. Tako će se svaki član tima lako poistovjetiti s njima i rado učiniti i malo više, a kako bi cilj bio ostvaren. Postavljanje nerazumljivih ciljeva u očima članova tima dovodi u pitanje vašu kompetenciju za vođenje tima. Pored toga, ciljevi trebaju biti takvi da služe povećanju produktivnosti, ali ne smiju biti preveliki. U tom će slučaju djelatnici vrlo brzo shvatiti da ih neće ispuniti i prestat će se truditi. Isto tako, prelagani ciljevi izazivaju opuštanje i produktivnost će pasti. Stoga ih treba pomno odabrati i svakako prethodno prokomentirati s nadređenim. - Odvojite vrijeme za individualne sastanke sa svim članovima tima
Odmah po zajedničkom sastanku zakažite individualne sastanke te ih odradite čim prije i u prvom tjednu. Zatražite ih da vam kažu što u timu dobro funkcionira, a što ne. Iz njihove priče dobit ćete dobru sliku o odnosima, što može biti ključno u rješavanju izazova i konflikata. Isto tako, jako je važno da saznate njihova očekivanja i planove za vlastiti razvoj. I ne zaboravite pitati što od vas trebaju da budu uspješni u poslu. Tako saznajete očekivanja, a upravljanje očekivanjima je ključan posao svakog voditelja tima. Ako ste promovirani baš iz tog tima, ovo je naročito važan korak za uspostavu novog odnosa prema vašim bivšim kolegama. - Uspostavite način rada i komunikacijske kanale
I držite ih se! Dosljednost je jedna od važnih osobina dobrog voditelja. Način rada koji uspostavite ključan je da svi odmah znaju rade li dobro ili ne te što mogu očekivati. Povjerenje koje zadobijete ključ je uspjeha, a nedosljedna odluka svakako smanjuje povjerenje u vas. Ne zaboravite, manjak povjerenja je glavni uzrok problema u radu tima! Isto tako, definiranje komunikacijskih kanala pojednostavnjuje protok informacija, a to je vaša odgovornost. Većina tvrtki upravo zato već ima definirane procedure i komunikacijske kanale te se time vjerojatno nećete trebati puno baviti. - Odvojite vrijeme za uspostavljanje timskog duha
Promjena voditelja najčešći je uzrok promjene odnosa u timu koji uzrokuje pad motivacije kod djelatnika. Upravo kako biste zadržali timski duh, prvo ste razgovarali s cijelim timom! Najjednostavniji način za podizanje timskog duha je brza realizacija jednog od važnih ciljeva u kojoj sudjeluju svi članovi tima. Tako gradite i povjerenje tima u svoju sposobnost. Obilježavanje uspjeha daje svima na znanje da je njihov doprinos važan i da ga se cijeni. Pored toga, na raspolaganju su vam i treninzi za uspostavljanje i podizanje timskog duha. Odaberite što vam je jednostavnije za brzo postizanje učinka. - Ostavite po strani svoje prethodno iskustvo i prethodnog voditelja tima
Ne dozvolite da vaše prethodno iskustvo vođenja tima ili duh odnosa koji je uspostavio prethodni voditelj tima utječu na vaš rad! Predlažem da zapišete lekcije koje ste naučili te se novom timu posvetite ‘iz nule’, po potrebi primjenjujući naučeno. Isto tako, odnos vašeg prethodnika nije vaš odnos s timom i koliko se možda činio dobrim, to niste vi! Svaki voditelj razvija svoj stil, ima svoje ciljeve, a tim će vrlo brzo naučiti koliko ste vješti u vođenju. Ne dozvolite da vaše neiskustvo iskoristi protiv vas. - Prve promjene uvedite polako i s velikom pažnjom
Prve promjene koje uvodite pokazuju svima da ste uzeli stvari u svoje ruke. To je vaš posao i vaša odluka, ali nemojte zaboraviti da su djelatnici načelno protiv svih promjena. Zato ih treba uvesti polako i s velikom pažnjom pratiti kako se članovi tima odnose prema njima. Ne dozvolite da vam njihovo nezadovoljstvo poljulja vjeru da radite pravu stvar. Promjene prije uvođenja svakako prokomentirajte sa svojim nadređenim, jer on će biti taj koji će vam pružiti podršku.
Za kraj, da ponovim – preuzimanje tima je ključan trenutak i svakako bi bilo dobro da ste prethodno prošli edukaciju ili trening vještina upravljanja. I nemojte zaboraviti – greške su dio učenja. Možda nisu najugodniji dio, ali svakako na njima najbolje učimo. Novim voditeljima timova na raspolaganju je Pragmatekh KickStart trening za voditelje timova. Sretno!
Danko Pigac